Tugas UAS ERP

Untuk memenuhi nilai untuk Ujian Akhir Semester maka mahasiswa Universitas Pancasila semester 7 diberikan tugas terakhir yaitu mengumpulkan tugas-tugas terdahulu dan membuat video transaksi bisnis PT Kita di Adempiere.

Sebagai refreshment mari kita rekap kembali satu-persatu tugas yang telah dikerjakan :

• Tugas 2 ~ BB Flashback Express Player & Bizagi Process Modeller

1. Install BB Flashback Express Player
2. Install Bizagi Process Modeller
3. Membuat contoh proses model dengan menggunakan BPM --> Proses Model Pemesanan Barang

• Tugas 3 ~ Instalasi Adempiere 360 di Win 7

1. Instalasi Adempiere 360 di Win 7 dalam bentuk *.doc
2. Instalasi Adempiere 360 di Win 7 dalam bentuk *.pdf

• Tugas 4 ~ Job Desc, Business Process, & Transaksi Bisnis sesuai Posisi

1.  Job desc Salesperson for Institutional Customer (Marketing Department) 
2. Business Process of Salesperson for Institutional Customer *.bpm & *.jpeg
3. Transaksi bisnis untuk Marketing

•  Tugas 5 ~ Job Desc, Business Process, & Transaksi Bisnis PT KITA

1. Bisnis proses keseluruhan PT KITA *.bpm
2. Job desc keseluruhan PT KITA *.docx
3. Transaksi bisnis PT KITA *.xls

• Tugas 6 ~ Penyempurnaan Tugas 5 --> Transaksi bisnis PT KITA

File kode barang

File Marketing Price

File Transaksi Bisnis

• Tugas 7 ~ Integrasi Data Transaksi ke dalam Adempiere

Video transaksi bisnis

Selain rekapan tugas terdahulu, mahasiswa juga membuat video transaksi bisnis pada Adempiere berdasarkan soal yang didapat. Nah kebetulan saya mendapat soal no. 2 yaitu :

1. Melakukan penyetoran awal ke Bank Minority sebesar Rp 200.000.000,-
2. Melakukan pembelian barang dagangan CPU (kode FG-XX) ke PT Apel Elektrikal (PR, PO, & GR)
3. Membayar tagihan pembelian barang dagangan CPU (kode FG-XX) ke PT Apel Elektrikal (Invoice)
4. Melakukan penjualan barang dagangan ke PT XX (SO & DN)

Untuk pengerjaan soal ini, saya membuatnya ke dalam 3 video, yang terdiri dari :

Video 1

Video ini berisi langkah-langkah setting CoA dan pembuatan akun bank sekaligus melakukan penyetoran awal ke Bank Minority.

atau klik di sini untuk melihat video 1 via youtube.com

Video 2 

Video ini berisi langkah-langkah untuk input data product (FG-041), membuat Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), Good Received (GR), dan AP Invoice 

atau klik di sini  untuk melihat video 2 via youtube.com

Video 3

Video ini berisi langkah-langkah untuk input data customer (PT. Lebah Matahari), membuat Sales Order (SO),  Delivery Note (DN), & Invoice customer

atau klik di sini  untuk melihat video 3 via youtube.com

Job Description & Business Process Salesperson for Institutional Customer PT Kita

Dalam pemahaman sistem ERP, mahasiswa Universitas Pancasila membuat suatu perusahaan khayalan yang dinamakan PT. Kita.  Perusahaan tersebut merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang trading perangkat komputer. 

Seperti halnya perusahaan sebenarnya, PT Kita dipimpin oleh seorang CEO (Chief Executive Officer) yang berjuluk Mr. Shifu. Mahasiswa turut andil dalam perusahaan ini dengan menjadi karyawan intern perusahaan, seperti di Departemen IT, Departemen Marketing, dan sebagainya; dan bagian eksternal dari perusahaan seperti customer, supplier, dan bank. Berikut adalah nama-nama kelompok PT. Kita :

1. Departemen Accounting & Finance
2. Departemen Purchasing
3. Departemen Marketing
4. Departemen HRD
5. Departemen IT
6. Customer
7. Supplier Barang
8. Supplier Jasa
9. Bank & Pajak

Departemen Marketing

Departemen Marketing adalah departemen yang bertugas memasarkan produk yang dijual di PT Kita. Departemen Marketing memiliki struktur organisasi sebagai berikut : 

PT KITA menjual berbagai jenis perangkat komputer dan aksesoris, seperti tercantum pada brosur berikut :

Brosur PT KITA

Job Desc Salesperson for Institutional Customer

• Berkewajiban untuk dapat menjalin hubungan baik dengan pelanggan lama maupun baru dari institusi serta melakukan maintenance terhadap pelanggan perusahaan tersebut
• Menyiapkan prospek klien baru di bidang institusi
• Menjual produk teknologi perusahaan, maksudnya menawarkan produk-produk baru kepada setiap pelanggan tetap sebelumnya atau calon pelanggan perusahaan.
• Memenuhi target penjualan yang ditetapkan
• Memiliki pemahaman terhadap produk yang ditawarkan
• Membuat laporan aktivitas penjualan

Business Process Salesperson for Institutional Customer

Contoh transaksi bisnis untuk marketing dari PT KITA dapat dilihat di link berikut ini :

Transaksi Bisnis Marketing PT. Kita

Untuk keterangan lebih lengkap mengenai job desc dan bisnis proses Salesperson for Institutional Costumer dapat diunduh pada link dibawah ini :

Download Job Desc Salesperson (*.pdf)

Download Business Process Salesperson (*.bpm)

Download Business Process Salesperson (*.jpg)

Instalasi Adempiere 360LTS di Win 7

Adempiere adalah salah satu open source ERP yang mengkombinasikan support ERP, CRM, dan SCM untuk proses bisnis. Adempiere adalah kelanjutan dari Compiere, yang didisain untuk dunia global. Adempiere memiliki keunggulan yaitu :

1. Memiliki komunitas aktif yang kuat
2. Memiliki tim yang profesional, kuat, dan mengglobal.
3. Memiliki pemecahan masalah bisnis yang kuat

Proses instalasi Adempiere terbilang tidak terlalu sulit karena step-step instalasi banyak dibahas di internet, terutama di situs resmi adempiere. Adempiere dapat diinstal di berbagai Operating System seperti Windows, Linux, Mac OS, dan sebagainya. Yang kita perlu lakukan adalah mengunduh komponen-komponen software pendukung Adempiere, yaitu JDK (Java Development Kit); PostgreSQL; Patch & Migration Script yang sesuai dengan versi Adempiere yang digunakan; dan tentu saja file Adempiere 3.6.0LTS.

Tahapan instalasi Adempiere secara umum adalah sebagai berikut :

1. Instalasi JDK dan PostgreSQL.
2. Lakukan setup environment untuk Java dan PostgreSQL.
3. Unzip Adempiere di Local Disk C dan buat variable environment untuk Adempiere.
4. Setup Adempiere di RUN_setup.
5. Membuat database Adempiere di RUN_ImportAdempiere.
6. Setup server secara lengkap di RUN_server2, pada tahap ini disesuaikan dengan data PT KITA.
7. Memasukkan informasi PT KITA ke dalam menu Initial Client Setup di aplikasi Adempiere dengan cara login dengan ID SuperUser (password : System).
8. Setelah setup berhasil, keluar dari aplikasi Adempiere kemudian kembali masuk menggunakan client ID (mis : PTKITAAdmin), kemudian lengkapi kembali informasi PT KITA.

Selama proses instalasi kita wajib mengecek error yang mungkin terjadi pada setiap tahap proses melalui tampilan di aplikasi cmd.

Informasi lebih lengkap mengenai proses instalasi Adempiere di Windows 7 (64 bit) dapat dilihat pada attached files di bawah ini :

Download File Document

Download File PDF

Bizagi Process Modeller

Software lain yang saya gunakan adalah Bizagi Process Modeller. Seperti namanya, software ini digunakan untuk membuat model proses atau flow diagram proses bisnis. Pembuatan diagram dengan software ini lebih mudah bila dibandingkan dengan menggunakan Microsoft Visio. Selain itu model proses yang kita buat dapat langsung dibuat kedalam bentuk Microsoft Word, PDF, dan tentu saja JPEG. 
Berikut ini adalah tampilan awal Bizagi Process Modeller :

Tak perlu bingung menggunakan aplikasi ini karena software ini menyediakan video tutorial yang membantu kita membuat proses model. Berikut ini adalah proses model pemesanan barang yang saya buat dengan sofware Bizagi ini :

Sofware Bizagi Process Modeller ini dapat diunduh secara gratis di http://www.bizagi.com/

BB Flashback Express Player

Tugas kedua untuk mata kuliah ERP adalah mengenai software yang namanya mengingatkan kita pada merk ponsel, bukan Blackberry, tapi Blueberry Express Player. Software ini digunakan untuk merekam windows atau screen di PC. Software sangat bermanfaat dalam pembuatan tutorial-tutorial karena dengan mudah kita dapat mengedit atau menambahkan tulisan kedalam rekaman yang kita buat.Berikut adalah tampilan awal BB Flashback Express :

Dengan software ini kita bisa merekam fullscreen atau hanya windows tertentu saja.

 

BB Flashback Express ini bisa diunduh di http://www.bbsoftware.co.uk/

 

Human Resources Processes with ERP

Fungsi Human Resources

Karyawan adalah aset yang penting dalam suatu perusahaan. HR Dept bertanggung jawab pada kegiatan perusahaan untuk menarik orang yang tepat, mempekerjakan karyawan pada bagian yang tepat, memberikan penghargaan atau benefit lainnya pada karyawan, memberikan training untuk meningkatkan kualitas karyawan, bahkan untuk memberhentikan karyawan. Proses-proses kunci yang ditangani oleh HR adalah proses rekruting, proses interview dan penerimaan karyawan baru, dan proses setelah karyawan tersebut bekerja Pada departemen ini terdapat banyak data yang berhubungan dengan personalia seluruh karyawan yang ada di perusahaan itu, yang bila hanya menggunakan paper-based sangat berisiko terjadi kesalahan dan akan memakan banyak waktu untuk menganalisis data-data tersebut. Untuk itu diperlukan suatu sistem informasi terintegrasi untuk mengefisienkan dan mengefektifkan pekerjaan HR dept.

Human Resources dengan software ERP

SAP ERP Human Resources (HR) menyediakan modul Organization and Staffing Plan yang berisi informasi mengenai unit organisasi, posisi, pekerjaan, nama karyawan, dan tugas yang dilakukan karyawan.

Fitur SAP ERP Human Resources Tingkat Lanjut

Sistem SAR ERP HR tingkat lanjut memiliki fitur tambahan, seperti :

1. Time management
   
        Modul SAP ERP menggunakan Cross Application Time Sheets (CATS) untuk merekam jam kerja karyawan dan terdiri dari aplikasi-aplikasi seperti The SAP Controlling module, the SAP Payroll module, dan The SAP Production Planning module. 
2. Payroll
   
         Modul yang digunakan disebut payroll run. Data dari Payroll Run digunakan sebagai informasi untuk akunting, transfer dana elektronik, slip gaji karyawan, dan perhitungan lainnya. 
3. Travel management 
   
       Modul ini berintegrasi langsung dengan bagian payroll dan finansial untuk penggantian biaya karyawan selama melakukan perjalanan bisnis. 
4. Training and development.
   
      Modul ini mendukung perencanaan dan implementasi pengembangan dan aktivitas training karyawan.

Fitur tambahan SAP ERP Human Resources 

1. Mobile time management Modul ini dapat diakses melalui telepon selular untuk merekam absen atau mengajukan cuti. 
2. Management of Family and medical leave 
   
        Modul ini menentukan apakah karyawan dapat mengajukan cuti Family and medical leave act   (FMLA).
3.  Domestic partner handling  
   
         Modul ini menyediakan benefit untuk karyawan yang tidak memiliki pasangan tidak menikah. 
4. Administration of long term incentives. 
   
      Modul ini menyediakan pilihan yang lebih banyak dalam mengolah insentif jangka panjang karyawan. 
5.  Personnel cost planning 
   
        Dalam modul ini, personil HR dapat merencanakan dan mensimulasi biaya yang ada di masa mendatang dengan mengintegrasikan dengan modul SAP ERP lain. 
6. Management and payroll for global employee. 
   
        Modul ini memudahkan sistem penggajian karyawan yang ditempatkan di negara lain. 
7.  Management by objectives. 
   
     Modul ini menyediakan proses yang komprehensif untuk mendukung Manajement by Objectives.
   
   
   
   

   You can also download this post in doc and pdf
   

   
   

   
   
   Rennta Christina
   4410215041
   Tenik Industri

ERP - First Class

Apa yang anda ketahui dengan ERP ?

Begitulah pertanyaan pertama yang dilontarkan Bapak Agung, Sang dosen yang kemudian menjadi dipanggil Shifu oleh seisi kelas. ERP adalah kepanjangan dari Enteprise Resource Planning.

ERP adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan. Atau dengan kata lain ERP digunakan untuk mengelola seluruh aktifitas perusahaan termasuk keuangan, produksi, HRD, marketing, supply chain, logistics, dll. SAP adalah perusahaan yang memiliki pangsa pasar (marketshare) terbesar di dunia untuk software ERP.

MRP berkembang dari manufacturing resouces planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evalusi dari material requirement planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventori), pengapalan, invois dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Enterprise Resource Planning (ERP) dan pendahulunya, Manufacturing Resource Planning (MRP II), memungkinkan terjadinya kemajuan yang sangat besar dalam manajemen proses-proses manufakturing. ERP juga salah satu faktor penyumbang pada performa ekonomi Amerika yang luar biasa pada era 1990-an. Tidak diragukan bahwa ERP adalah tonggak sejarah dalam proses industri.  

Penggunaan ERP sangat berguna dan sangat membantu bisnis proses suatu perusahaan. tetapi aplikasi ERP bukanlah sesuatu yang mudah. bahkan perusahaan besar yang menggunakan ERP ini tidak jarang mengalami kegagalan dan malah mengalami kerugian karena harga sistem ini sangatlah mahal. sistem sekelas SAP pun tingkat kegagalannya dapat mencapai 70 %.

Shifu juga berkata bahwa ERP sangatlah kompleks. Beliau menghabiskan bertahun-tahun untuk mempelajari sistem tersebut. Jadi kalau begitu tidak usahlah menggunakan sistem ini kan ? tidak begitu, penggunaan sistem ini sangat membantu perusahaan bekerja secara efektif dan efisien. Departemen-departemen juga dapat berintegrasi dengan baik dengan adanya sistem ini.

Lebih lanjut, shifu memberi kami tugas membuat resume dari E-book. Dari buku tersebut kita dapat mengetahui fungsi-fungsi ERP dalam tiap-tiap departemen. Hasil resume akan saya tampilkan pada post setelah ini :)